電話対応が苦手な人必見!克服するための効果的な練習方法とは!?

毎年5月くらいになると新入社員が研修を終えて配属されてくる季節ではないでしょうか?

 

それに、新入社員の仕事は、もちろん電話当番です。

受け答えの練習を兼ねてありとあらゆる電話を取らせる事で、電話のマナーを実戦で教える企業も多いのではないでしょうか?

 

電話対応って最初はめっちゃくちゃ緊張しますよね、

電話からの声を聞きながらメモするって、自分にとっては至難の技なんですよ・・・。

 

まぁ、私も一応ですが社会人であり電話対応もなんとか慣れてきましたので、

今回は、電話対応が苦手で困っている!

という方に向けて効果的な練習法をお伝えしたいと思います!

電話対応が苦手な新入社員の為の効果的練習方法は!?

職場での電話対応といえば、仕事の基本であり、避けては通れない業務でもありますよね・・・

でも、苦手だとはいえ新入社員時にキッチリと電話対応の苦手を克服しておかなければなりません。泣

 

新入社員は、就職の際には言葉使いやビジネスマナーを学んではいますが、

それは就職面接の為であって全てを網羅している訳ではありませんよね〜

 

まして、横のつながりの多い現代人では縦社会の会社でのやり取りが非常に難しくなってしまいます。

電話対応もその一つに挙げられるでしょう。

ということで、私が考える電話対応の効果的な練習法をピックアップしてみました!

 

1.ロールプレイ

新入社員と上司や先輩を踏まえての電話の受け答えの練習になります。

上司や先輩が電話の相手になって新入社員の電話の受け答えを練習させる方法です。

言葉使いや電話での受け答えを、その場で直してもらえる為に有効な練習方法です。

 

2.イメージトレーニング

夜に寝る前などに、電話対応のイメージトレーニングをしてみましょう!

寝る瞬間まで、仕事場のことを考えるのは嫌な人もいるかもしれませんが笑

イメージできないことは、実際にもできませんからね!

 

3.上司や先輩の対応をコピーする!

先ほどの、イメージトレーニングとも繋がると思いますが、

やっぱり、お手本がないと実践ってできないですよね!

というわけで、手が空いている時や余裕があるときに、先輩や上司の電話対応のパターンをじっくりと観察してみましょう!

そして、イメージトレーニングに繋げるとなお良しですよ〜

 

4.あとは実践あるのみ!

ロールプレイなどの講習をしてくれる会社ならまだしも、配属された部署でいきなり電話対応をさせられる事の方が多いでしょう。

かなり不安で仕方がない所ですが、上司や先輩にダメ出しをもらう覚悟で、明るく元気に電話に出る事です。

緊張の為に敬語がおかしくなるかもしれませんが、電話を取り次いだ上司や先輩が相手にフォローを確実に入れてくれるはずです!

この後確実にダメだしされますが、それはアドバイスと言う事でがっかりしない事です。

最初は誰だって慣れないのですよ〜。めげないように頑張ってください!

 

電話対応の時に気を付けるべきマナーは?

電話対応の練習だけに気をとらわれ過ぎていると、電話を取った時のマナーを意外と忘れがちになってしまいます。

電話マナーは新入社員だけに限らす上司や先輩でも意外と守られていない事が多いので、

新入社員の時にキッチリと身に付けておく事が重要なポイントになります。

 

一般的に言われている電話対応時のマナーは・・・

1.電話が鳴ってから3コール以内で出る。

2.電話に出た時には明るい声で対応する。

3.必ずメモを取って復唱する。

4.近くの人と変わる時でも保留を使用する。

5.保留をした場合には長く待たせない。

この当たりが基本的な電話でのマナーになります。

簡単に言うと電話に出た人によって会社の印象が決定されてしまう事が多々ある事です。

また、どうしても電話対応の場合には、話し方が早口になる傾向が高いようです。

 

普段話している感じの早さで電話対応しても早口に聞こえてしまう事もあります。

それは顔が見えない為に相手の表情が読み取れない為ですって!

言葉の早さを気を付けるのもマナーの1つとして上げても良いでしょうね。

 

まとめ

 

電話対応が苦手な方や新入社員の為の電話対応の練習方法や電話でのマナーについて紹介してきました!

 

ラインやSNSでのやり取りが多くなってきているので、どうしても電話でのやり取りが苦手の方が多くなって来ています。

と言っても全てがラインやSNSで対応できるわけではありません。

(対応できて欲しいところですがね笑)

 

電話マナーは会社でも自宅でも基本的な事は一緒です。

基本さえ出来ていれば、ほぼ相手に対して失礼にあたる事は有りません。まずは基本をしっかりする事が重要になりますね!

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クロネコ

こんにちは!クロネコという名前でこのブログを運営しています! リアルな仕事では、英語を使った接客業・英会話講師をしています。 めっちゃ面倒くさがりで飽き性な私でもできた英語勉強法を、このブログに訪れてくれたあなただけお届けします♪